Un dossier de demande d'aide à l'innovation doit être rédigé selon les recommandations et/ou selon le canevas fourni par l'organisme financeur ou par l'organisme gestionnaire de l'appel à projets. D'une façon générale, le dossier-projet comprend une présentation du chef de file et de ses partenaires, une description détaillée du projet de R&D (avec décomposition en lots et tâches, planning et budget), un état de l’art, une analyse concurrentielle ou une analyse de marché, voire un plan d’affaires (business plan).
Ainsi, la rédaction du dossier-projet et de ses annexes requiert les travaux suivants :
- Analyse des solutions concurrentes et des produits de substitution. Cette analyse concurrentielle nécessite d'identifier les fournisseurs de solutions concurrentes, par des méthodes semblables à celles utilisées pour identifier des partenaires : recensement des concurrents connus par le chef de file, recherche au travers des associations professionnelles, exploitation des listes d'exposants des salons et manifestations professionnelles du secteur... Une analyse des brevets, par mots-clés et/ou au travers de la Classification Internationale des Brevets, peut compléter ce travail d'identification des concurrents tout en contribuant à la préparation de l'état de l’art (cf. ci-dessous) ;
- Définition du modèle économique du projet (mode de distribution ou de diffusion des innovations résultant du projet, valorisation économique de ces innovations, retombées économiques et répartition de ces retombées entre les partenaires...) ;
- Décomposition du projet en lots, en sous-projets ou en work packages. Cette décomposition peut obéir à plusieurs logiques : enchaînement des lots dans le temps, répartition des tâches par partenaire, répartition des tâches par difficulté ou par défi à surmonter, répartition par domaine scientifique.. Les dépendances entre les lots ou sous-projets seront représentées sous forme graphique, généralement à l'aide d’un diagramme de PERT ;
- Description scientifique et technique de chaque lot (description des objectifs du lot et des tâches à accomplir, définition des livrables...). Cette description prend bien souvent la forme d'un tableau dont les premières lignes et colonnes font apparaître la répartition des efforts en homme-mois par partenaire. Ce tableau se conclut par une liste des livrables et des jalons (ou « milestones ») ;
- Description de l'état de l'art des domaines concernés. Cet état de l'art inclut une analyse des projets similaires à celui envisagé. Il peut comprendre une analyse de la propriété industrielle (analyse des brevets et des demandes de brevets publiés), ainsi qu'une présentation des normes ou des standards de fait ;
- Détermination d'un planning (date de début et de fin de chaque lot, dates de remise prévisionnelles des livrables...). Classiquement, ce planning se présente sous la forme d’un diagramme de Gantt ;
- Définition du budget. Déterminer ce budget nécessite d'évaluer les temps de développement, exprimés en heures, en jours ou en mois de travail, puis de déterminer les frais de personnel correspondants. S'ajoutent à ces dépenses de personnel des dépenses de fonctionnement, des dépenses en petit matériel et des investissements liés aux projets de R&D, ainsi que des prestations de sous-traitance, des études de propriété industrielle et des frais de déplacement. La détermination du budget nécessite l'identification de prestataires et de fournisseurs, la préparation de premiers cahiers des charges et la réalisation de devis prévisionnels, tout cela dans le but d'estimer au mieux les coûts du projet ;
- Description de chacun des partenaires. Ce travail consiste à décrire l'activité de chaque partenaire, son expérience par rapport au projet ainsi que l'intérêt qu'il voit à prendre part au consortium (place du projet dans sa stratégie) ;
- Description de la répartition des rôles et compétences entre ces partenaires. Il s'agit là d'expliquer en quoi les partenaires constituant le consortium sont complémentaires.
Un dossier-projet peut également contenir une description des structures de pilotage prévues (organisation interne du consortium), ainsi que des éléments propres à chaque dispositif de financement :
- Démonstration de la plus-value européenne du consortium, pour un projet de type PCRD ;
- Place du projet dans la stratégie des pôles de compétitivité concernés, dans le cas de projets labellisés ;
- Business plan plus ou moins détaillé ;
- Présentation des impacts du projet en termes de création d'emplois, pendant et à l'issue du projet ;
- Étude des collaborations et/ou des synergies avec d'autres projets de R&D...
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